ワークスタイルブログ

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2020.06.15

誰も得しない謎慣習の断ち切り方~『職場の問題かるた』より~

みなさんこんにちは。

「働き方改革」「生産性向上」言えど叫べど、なかなか変わらない職場のどんより景色。

「どこから変える!?」「いつからやるの!?」たまるモヤモヤモ。みなさんも思い当たる節があるのではないでしょうか。

このコラムでは、NOKIOO顧問の沢渡あまね氏監修の「職場の問題かるた」(技術評論社刊)を使い、職場の「無理」「ムダ」「おかしい」について提言をお届けします。

 

<今回のテーマ>

こ:「これ、いつまで続けるんですか?」

出展:『職場の問題かるた』(技術評論社 作:沢渡あまね/絵:白井匠/CV:戸松遥)より

 

◆誰も得しないのに延々と繰り返される謎慣習

みんなおかしいと思っているのに誰もやめようと言わない謎慣習。

例えば…

・何も話すことがないのに毎週全員で行われる「情報共有のための定例会議」

・昔の役員の思いつきで始まった、「業務報告資料」

・誰も読まず、振り返りもしない「日報」

・直行・直帰の禁止

 

毎朝の朝礼が定例化しているある企業では、前任の部長が「昨日あった楽しいこと」を、参加者持ち回りで発表することにしたそうです。

これがなかなか曲者で、ある人は、自分の順番が回ってくる前日は緊張からブルーになってしまうとか。さらには、朝礼を進行する部長までも「正直あんまり話すことないんだよね」と、どよんとした表情。

このように、誰も得しない「誰得」な謎慣習は、私たちの時間と体力とモチベーションを悪気なく奪い続けます。

 

◆3つの「出す」で謎慣習を見直そう

謎慣習は悪気なく、私たちの日常の業務に潜んでいます。定例化している慣習であればあるほど、誰もおかしいとは思わなくなります。
そんな謎習慣を見直すための方法、3つの「出す」をご紹介します。

(1)書き出す

チームで実施している定常業務、非定常業務を書き出してみましょう。

ホワイトボードや、共有フォルダの電子ファイルなど、チームメンバー全員の目に付きやすく眺めやすい媒体に書き出すといいです。

こうして、謎慣習も含め仕事をいったん一覧化します。

(2)見出す

一覧化された業務をチームメンバー全員で眺めます。

そして次に、各業務に対する向き合い方を指さししながら決めていきましょう。

・効率化する

・外注化する

・標準化・自動化する

・強化する

・やめる・頻度を減らす

まるで、ロールプレイングゲームのコマンド(「たたかう」「にげる」「ぼうぎょ」「じゅもん」「どうぐ」など)を選択するように、業務に向きあうスタンスを決めます。

それに、書き出された業務一覧をただ眺めるだけでも気付きや発言が生まれることもあります(これが書き出す効果です)。

(3)ひねり出す

業務への向き合い方を決めたら、具体的な方策を検討(=ひねり出して)します。

例)

・クラウドを使って、自動化および効率化する

・週次ミーティングはWeb会議ツールを使って、リモート参加も可能に

・日報は廃止。チャットでのりアルタイムな情報共有で代替する。

 

ただモヤモヤと「謎だ」「誰も得しない」と思っていてもそれを口に出す機会がなければなかなか勇気はでないもの。みんなで書き出すことで、謎慣習を「無駄だ」と合意形成しやすくなります。

 

◆イヤだと思っている慣習から終わりにしましょう

「書き出す」「見出す」「ひねり出す」に気持ちよく取り組むためのポイントを1つ。

 

どうせなら、あなた(たち)が「これイヤだ」「めんどくさい」「もう止めたい」と思った仕事を積極的に挙げましょう。そのほうが、やめるモチベーションがあがります。人は、好きなことには積極的に取り組みたいですし、イヤなものは積極的に止めたい生き物です。

 

謎慣習を見直して止めることは、業務の「終活」といえるでしょう。

どんなに頑張って時短の工夫をしても、日々の業務が増えたら労働時間はいつまでも減らず、疲弊します。

「止めることを決める」

これはどんな組織にも欠かせない、立派なマネジメントなのです。

そして、どうせなら誰も得しない、あなたもイヤだと思っているネガティブな業務を止めてしまいましょう。

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『職場の問題かるた』
べストセラー『職場の問題地図』から生まれた、働き方改革の最終兵器。
みんなが思っている、けれどなかなか口に出せない職場の問題を「あ」から「ん」までのかるたにした職場に常備しておきたいコミュニケーションツールです。
▼職場の問題かるた特設ページ
http://gihyo.jp/book/sp/karuta/shokuba

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