2018.03.29
議事録オープンで、情報共有を効率化＆組織のスピードを上げる
皆さん、突然ですが、社内ミーティングって、毎回たくさん開催されますよね？？
定例、部門ごと...改めて数えてみると、いったいいくつあるのでしょうか。
皆さんは、この1つ1つのミーティングについて、内容を詳しくご存知ですか？
ミーティングの内容が他のメンバーに共有されておらず、
何回か同じような内容の話を繰り返す...少し前から社内では検討されていたのに知らなかったので、突然話が降ってきて慌てる（心の準備ができなくて）…そんな経験が１度や２度はあるのではないでしょうか。
今回は、そんな情報共有の課題を解決する取り組みをご紹介します。
【議事録オープンで情報共有を効率化】
NOKIOOでは、社内ミーティングの議事録がグループウェアの掲示板上で、オープンになっています。社内では、
・マーケティング事業部ミーティング
・開発ミーティング
・ON-MO事業部ミーティング
・育勉普及協会ミーティング
・CLミーティング（Cross Line）
・役員ミーティング
・・・
といった定例ミーティングがいくつも同時に進行していますが、そのすべてが公開されています。アクセスをすると、全員がいつでも情報がとれる状態なのです。
例えば、まだ検討中の案件も、「検討中」ということで、そのテーマが議論されていることが議事録で公開されています。
こうしてオープンにすることで、メンバー同士が、情報共有されていることを前提に、スムーズに会話を進めることが可能です。また、公開される情報として、要となる議事録は、ミーティングの責任者が必ずチェックを行います。このチェックを怠ると、中身のない議事録のまま公開されてしまう可能性があるからです。
NOKIOOでは、組織の中で人事情報などの完全オープンにすべきでない情報は10％～５％もないと思っています。皆が現状を“知っている”ことが、組織の健全性と俊敏性に繋がると考えているのです。
そして、すべてのミーティングが、組織メンバーに共有されると分かっているため、「見られている」という良い緊張感が生まれます。これが、大きな組織の力になっていくと考えます。
こうした議事録オープンの取り組みも「ノキオ・スタイル」の一つの挑戦。組織がフラットでネットワーク上になっていく中で、社内に情報をどのように流通させるかが大事な要素となってくると思い、取り組んでいます。
